VADEMECUM DOC VAGABONDO 

INDICE

Prima del viaggio

Durante il viaggio

Al Ritorno dal viaggio

Note e contatti dello staff

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Prima del viaggio

Richiesta ed assegnazione viaggi

Ognuno di voi può richiedere il viaggio che vorrebbe accompagnare nel forum apposito delle assegnazioni, indicando il nome del viaggio, la data e scrivendo come parlate la lingua straniera necessaria nel paese dove volete andare.

Il criterio delle assegnazioni è first come first served, salvo casi particolari ad esempio per viaggi particolarmente difficili o prime, per i quali a nostra discrezionalità diamo preferenza a doc più esperti. 

E’ possibile indicare come preferenze più di un viaggio (Es.: Perù Fs del 1/8, in alternativa il Costa rica FS del 5/08). 

Per i viaggi Under 35 diamo preferenza ai doc Under 35. In assenza di questi, assegniamo a doc di età più prossima. 

Per il Sud America serve conoscere lo spagnolo. Per il Brasile precedenza a chi parla portoghese (nel caso in cui nessuno lo parli, preferenza a chi parla spagnolo). Per il Marocco serve il francese.

Vi chiediamo di richiedere un viaggio solo se siete certi di poterlo fare e, non meno importante, di poter seguire il forum. i forum sono un elemento fondamentale per noi ed è necessario che vengano seguiti. Questo è specialmente importante per i viaggi per cui abbiamo dei pacchetti volo. Nel caso di forum abbandonati ci riserviamo la possibilità di annullare l'assegnazione.

 Le cose da fare quando viene assegnato un viaggio

Risponderemo alla vostra richiesta sullo stesso forum, in caso vi confermiamo il viaggio richiesto dovrete:

- compilare la scheda di iscrizione come se foste un partecipante (ci raccomandiamo di inserire i dati completi come da passaporto).

Dopo di che, apriremo il forum mettendo la vostra presentazione. Se non lo avete ancora fatto, dovreste fare una piccola presentazione di voi stessi - vedi esempio di Smarro - e postarla sul forum apposito delle presentazioni (ne apriamo uno ogni anno, dopo le selezioni dei DOC) corredata da una bella foto in cui si veda la vostra faccia. Ci penseremo noi ad incollarla sul forum del vostro viaggio e a tenerla in archivio per il futuro.

Una volta assegnato sul forum, dovreste:

- andare a presentarvi sul forum del vostro gruppo entro 7 giorni dall'assegnazione. Per viaggi in partenza entro i 3 mesi dall'assegnazione, va scritta entro 48 ore. Se avete problemi a seguire il forum per tutto il periodo prima della partenza, non prendete il viaggio.

...E per prepararvi alla partenza ricordate di leggere:

il VADEMECUM DEL VAGABONDO DOC, che trovate a  QUESTO LINK

le RELAZIONI DI VIAGGIO dei Vagabondi DOC, che trovate tutte sulla cartella raggiungibile da QUESTO LINK. (quando cliccherete sul link la prima volta, vi verrà risposto che non avete l'accesso, e potrete richiederlo, una volta che vi avremo autorizzato una mail vi notificherà l'avvenuta autorizzazione) Lasciamo ancora il collegamento alla vecchia area di visualizzazione delle relazioni che trovate a  QUESTO LINK

I nostri CONSIGLI PER LA GESTIONE DEI FORUM

A questo punto dovete ricordate di monitorare sempre il vostro forum, cercando di tenerlo vivo e attivo (postando info/foto/proposte/liste di oggetti utili ecc.) e rispondendo alle domande dei vagabondi. Trovate le indicazioni complete nel VADEMECUM FORUM VIAGGI qui allegato. 
Se dovessero chiedere cose che non sapete riguardo a voli e quote non temete, risponderà lo staff. Se vi scrivono messaggi privati chiedendo queste cose, dite di mandare una mail a noi ([email protected]).

Per qualunque dubbio potete inviarci una mail oppure utilizzare il forum assistenza forum viaggi.

Gestione delle iscrizioni e informazioni pubblicate sul forum del viaggio

Sul vostro forum pubblichiamo di volta in volta tutte le info sulla partenza ed aggiorniamo il numero degli iscritti.

Le iscrizioni ad un viaggio non vengono caricate in automatico sul forum, ma lo facciamo noi in modo manuale (almeno per ora). Questo vuol dire che se le schede arrivano fuori dagli orari di ufficio o nel weekend, il vostro forum verrà aggiornato nel successivo giorno lavorativo.

Nelle note che compaiono sul tabellone delle partenze scriviamo sempre le info sulla composizione del gruppo (range di età, numero di donne e uomini ed eventuali coppie).

La lista degli iscritti in genere la inseriamo a partire dal 3° iscritto. Accanto ad ogni nome riportiamo il nick del partecipante nel caso in cui abbia un profilo utente su Vagabondo, altrimenti no. Prima della partenza vi daremo la lista dei partecipanti con i loro numeri di telefono ed email. Se potete una telefonatina previaggio è sempre gradita da tutti i partecipanti. Una raccomandazione: maneggiate con cura i dati dei partecipanti che vi inviamo! Non mandate mail comuni a tutto il gruppo con gli indirizzi e-mail in chiaro (usate invece la Ccn), non passate numeri di telefono o indirizzi tra partecipanti senza aver PRIMA chiesto l'autorizzazione ai diretti interessati. Ricordate che i dati che ci/vi vengono forniti sono protetti dalla legge sulla privacy!

Il programma lo pubblichiamo noi nel forum, apportando se necessario delle modifiche in base a orari dei voli,  giorni di chiusura di luoghi visitati,  giorni in cui ci sono o meno i treni ecc. Quello che c'è nel vostro forum è il programma ufficiale per la vostra partenza e quello che ricevono i partecipanti del vostro gruppo prima del pagamento.

Il numero minimo è generalmente di 4 o 5 persone ma può variare da viaggio a viaggio. Ad esempio certe volte riusciamo anche a confermare i gruppi con 3 iscritti, ma in questo caso saremo noi a comunicarlo sul forum. 

Nel momento in cui il vostro gruppo raggiunge il numero minimo di iscritti per essere confermato, lo status del viaggio passa da Non Confermato a Confermato e noi dello staff iniziamo a contattare gli iscritti per chiedere conferma e pagamento dell'anticipo, che deve generalmente avvenire entro le 24 - 72 ore. Le tempistiche un po' strette e di cui talvolta qualcuno si lamenta, sono dovute al fatto che le compagnie aeree ci permettono di tenere i voli bloccati solo per un certo lasso di tempo, e noi lo dobbiamo rispettare per non rischiare di perdere il posto sul volo.

Come si prepara il viaggi

Le cose che tutti i DOC devono fare

Nel momento in cui vi viene assegnato il viaggio dovrete iniziare a studiarlo. Per prepararvi un viaggio dovrete:

Ricordate sempre che un Vagabondo DOC impreparato non piace mai al gruppo e rischia molti problemi.  

Le altre indicazioni più specifiche le trovate di seguito nelle sezioni sulle singole tipologie di viaggio.

Viaggi  fly & drink e weekend lunghi

I viaggi fly & drink o i weekend in Europa sono dei viaggi semplici da organizzare e buoni come prima prova da DOC.

Al volo aereo e albergo provvediamo noi.  Ecco invece cosa deve organizzare il Vagabondo DOC:

- Incontro con il gruppo. In questi weekend ci sono molto spesso orari di arrivo e partenza un po' sfasati. Il Vagabondo DOC dovrà organizzare l'incontro con il gruppo, dando tutte le indicazioni necessarie a chi ha un volo con orario di arrivo diverso (es.:come raggiungere l'hotel/aeroporto, dove incontrarsi, se serve chiedere di usufruire del deposito bagaglio all'hotel). 

-  Visite giornaliere  previste nel programma. Il DOC dovrà documentarsi su orari di apertura e chiusura dei vari musei/chiese/altro da visitare, se ci sono eventuali tkt di ingresso o visite guidate possibili ed organizzare la giornata di conseguenza. Il Vagabondo DOC ha una certa flessibilità sull'organizzazione di queste visite, l'importante è che vengano fatte tutte quelle previste.

- Spostamenti. studiare come muoversi in città o nelle località circostanti che si visitano (es.: come si arriva dall'aeroporto all'hotel? come si arriva a Belem? a che ora parte il treno per Bruges? quanto costa e quanto ci mette?). Se il viaggio è già partito troverete queste info nelle vecchie relazioni, ma è sempre bene ricontrollare sui siti ufficiali per ultimi aggiornamenti.

Il Vagabondo DOC può sempre proporre qualche aggiunta se conosce dei posti che potrebbero essere interessanti (es una degustazione di birra ad un tal birrificio, la visita aggiuntiva del Museo X ecc)...poi sta al gruppo raccogliere o declinare!

Viaggi Freak Style

I viaggi freak style sono quelli in cui il Vagabondo DOC è più coinvolo nell'organizzazione del viaggio.

Per i Freak Style noi ci occupiamo sempre del volo aereo e di almeno qualche pernottamento. Ma le inclusioni variano da viaggio a viaggio, quindi fate sempre riferimento alle voci "la quota include" e "la quota non include". Quello che è presente sotto "la quota non include" lo dovrete organizzare voi.  Ecco i passi da seguire per preparare un freak style:

- Parlare con i partecipanti. Il freak style è un viaggio avventuroso che richiede molto spirito di adattamento. Non è adatto a tutti e una cosa importante che deve fare il DOC prima della partenza è spiegare bene al suo gruppo di che tipologia di viaggio si tratta (Noi lo facciamo già, ma dirlo due volte è meglio e vi aiuta ad avere un gruppo migliore).

- Spostamenti.  Il VagaDOC deve organizzare gli spostamenti non inclusi, quindi informarsi  sui bus, treni, barche (orari di partenza, tempi di percorrenza, costi, tipo di mezzo, eventuale prenotazione). In alcuni casi è possibile acquistare in anticipo i biglietti dei mezzi (es.: il bus notturno + catamarano della Lompraya da Bangkok a Koh Tao). Molto spesso gli hotel in cui alloggiate potranno provvedere ad organizzare alcuni spostamenti per voi, vi basterà chiedere e contrattare. 

- Escursioni. Alcune escursioni e visite previste non sono incluse e vanno organizzate dal VagaDOC, che anche in questo caso può chiedere aiuto all'hotel del luogo in cui pernotta o a qualche piccola agenzia locale (es.: l'hotel che usiamo a San Cristobal in Messico può provvedere ad organizzare l'escursione ai pueblos indigenos). Se il viaggio è stato già fatto troverete certamente indicazioni anche nelle relazioni degli altri VagaDOC. 

- Guide. Il VagaDOC dovrà contrattate con le guide locali nei siti dove servono. Le guide infatti in molti siti non sono incluse e il gruppo è libero di scegliere se prenderla o farne a meno (il gruppo ovviamente si può anche dividere se non tutti sono d'accordo).  

Sappiamo che per alcuni può essere problematico prenotare in anticipo le strutture nel caso in cui chiedano un anticipo. Il modo migliore e che consigliamo è di utilizzare una carta prepagata (ad esempio Postepay) e di proporre al vostro gruppo di versare esclusivamente la somma necessaria per i pagamenti che dovete anticipare su questa carta, in modo da poter anticipare i pagamenti ove necessario.

Per chi è particolarmente preoccupato di eventuali problemi fiscali con questa pratica, consigliamo di utilizzarla esclusiavemtne per le spese dei viaggi Vagabondo, in modo che sia sempre possibile e semplice giustificare tutti i pagamenti e transazioni.

Viaggi On the road

Anche gli on the road richiedono un certo intervento del DOC, che deve prenotare diversi alberghi ed organizzare alcune visite.

Per avere assegnati questi viaggi ci sono 3 requisiti fondamentali:

Per questo viaggio noi dello Staff ci occupiamo dei voli aerei, auto a noleggio e alcuni pernottamenti. Il Vagabondo DOC deve occuparsi di:

- Strade. Il DOC deve essere preparato sulle strade e percorsi da seguire durante il viaggio. Per alcuni viaggi sarà incluso nel noleggio dell'auto anche il GPS, ma è possibile anche organizzarsi con mappe e cellulari

- Visite giornaliere  previste nel programma ed escursioni. Il DOC dovrà documentarsi su eventuali orari di apertura e chiusura dei vari luoghi  visitare, se ci sono tkt di ingresso o visite guidate possibili ed organizzare la giornata di conseguenza. Alcune visite - se il gruppo decide di farle - vanno organizzate in anticipo ed è compito del DOC informarsi e provvedere (es.: La visita di Alcatraz a San Francisco).

Sappiamo che per alcuni può essere problematico prenotare in anticipo le strutture nel caso in cui chiedano un anticipo. Il modo migliore e che consigliamo è di utilizzare una carta prepagata (ad esempio Postepay) e di proporre al vostro gruppo di versare esclusivamente la somma necessaria per i pagamenti che dovete anticipare su questa carta, in modo da poter anticipare i pagamenti ove necessario.

Per chi è particolarmente preoccupato di eventuali problemi fiscali con questa pratica, consigliamo di utilizzarla esclusiavemtne per le spese dei viaggi Vagabondo, in modo che sia sempre possibile e semplice giustificare tutti i pagamenti e transazioni.

[Questa categoria include anche parecchi dei viaggi Into The Wild. ]

On the Road negli USA

Abbiamo on the road in diversi paesi, ma quelli che partono sempre sono quelli negli USA, quindi ecco un po' di info specifiche su questi viaggi.

La compagnia di noleggio che usiamo generalmente per gli Stati Uniti è Alamo. Le macchine vengono tutte prenotate e pagate in anticipo da noi (vi mandiamo il voucher prima della partenza), ma in alcuni stati viene richiesto il pagamento in loco di alcune tasse (Es. Mississippi). In questi casi possiamo scalare la somma da una cassa comune di un viaggio precedente che vi dobbiamo ancora rimborsare, oppure vi chiederemo di pagare la somma in loco e lo stesso giorno del pagamento vi faremo un bonifico a rimborso (purtroppo non lo possiamo fare prima del pagamento per ragioni fiscali).

E' necessario che il guidatore ufficiale di ogni macchina presenti al momento del ritiro una carta di credito con i numeri in rilievo da lasciare a garanzia. Questo vuol dire che per avere assegnato un viaggio negli USA dovete necessariamente avere una carta di credito (no postepay). Per il noleggio vengono bloccati come cauzione sulle carte dei guidatori 100 USD a settimana e 25 USD al giorno, che poi vengono sbloccati dopo la consegna delle auto a fine viaggio.

Riguardo alle auto a noleggio ricordate che:

- In base al numero dei partecipanti e alle disponibilità di Alamo, noleggiamo 1 o 2 vetture dai 5 agli 8 posti. Il Vagabondo DOC è il guidatore ufficiale di una delle auto. Nel caso ci fosse una seconda auto va cercato un guidatore tra i partecipanti (anche lui maggiore di 25 anni e disponibile a lasciare la propria carta di credito a garanzia). Anche per il secondo guidatore è spesso richiesta la patente internazionale (fate comunque riferimento alla pagina del viaggio). Potete usare il forum per sondare il terreno e vedere chi eventualmente è disponibile.

- La tariffa Alamo che prendiamo sempre è la GOLD. Fino all'estate 2014 senza GPS, ma dall'autunno 2014 abbiamo deciso di includerlo. La tariffa GOLD con GPS comprende:

• 3 guidatori aggiuntivi Riduzione franchigia,
• zero eccesso (CDW)
• Copertura (USA e Canada estesa con massimale a 1 millione $)
• Primo pieno di carburante (ad eccezione dei ritiri effettuati nelle agenzie site in Manhattan)
• Consolidated Facility Chg 3.75 Al giorno
• Concession Recovery Fee 10%
• Clark County Tax 2%
• Oneri automobilistici
• Tasse
• Nv Gov Surchg
• Chilometraggio illimitato
• GPS

Questa tariffa include sempre fino a 3 guidatori aggiuntivi. I nomi dei guidatori aggiuntivi possono essere dati all'ufficio di pick up Alamo direttamente al ritiro. Per i guidatori aggiuntivi vige sempre la regola dell' OVER 25 (altrimenti vi faranno pagare un supplemento molto salato e noi non lo rimborsiamo), invece non serve la carta di credito. La patente internazionale, quando necessaria, è consigliata per chi vuole guidare e la inseriamo tra le voci "non incluso nella quota".

- Fate molta attenzione al momento del ritiro perché provano sempre a farvi aggiungere qualche servizio extra (a pagamento), oppure vi dicono che la macchina che avete prenotato è troppo piccola per voi e ve ne propongono un'altra.
Qui la regola è solo una: NON FATE MAI NESSUN UPGRADE E AGGIUNTA DI SERVIZI EXTRA, quello che vi abbiamo prenotato noi vi è pienamente sufficiente per il viaggio.
Se avete problemi urgenti, prima di firmare qualunque cosa, chiamate noi.

- Al momento del noleggio auto noi diamo un'ora indicativa di ritiro in base al vostro piano voli. Generalmente l'auto viene mantenuta a disposizione per almeno 24 ore (anche se questa cosa può variare da ufficio ad ufficio). Se vi capita qualche problema o ritardo con il volo (come è successo a Milena nel Florida coi pargoli) vi consiglio di fare uno squillo all'ufficio in cui dovete ritirare l'auto per avvertirli sul nuovo orario di ritiro.

Viaggi in pulmino

Nei viaggi in pulmino il VagaDOC è supportato dal nostro corrispondente locale che mette a disposizione autista e guide.

In questi viaggi tutta la parte organizzativa è gestita da noi e il compito del Vagabondo DOC è sostanzialmente quello di studiare molto bene il viaggio prima della partenza seguendo le indicazioni generali valide per tutti ed interagire poi con guide ed autisti.

Documenti che inviamo prima della partenza e altro da portare in viaggio

Tutti i documenti li riceverete tramite mail prima della partenza, indicativamente una settimana prima (ma può essere qualche giorno in più o in meno).

Documenti che mandiamo SEMPRE:

Documenti che mandiamo a seconda del tipo di viaggio:

Documenti che dovete scaricare autonomamente dal forum dei VagaDOC:

Ogni volta che mandiamo i documenti di viaggio a tutto il gruppo scriviamo un messaggio sul forum in modo che, se a qualcuno non fosse arrivato qualcosa, ci possa avvertire.E' buona norma da parte del VagaDOC ricordare prima della partenza al proprio gruppo di portare tutti i documenti necessari. Consigliate sempre anche di fare una foto al passaporto e spedirsela per mail, in modo da averla sempre a disposizione (oppure si può fare sempre la classica fotocopia).

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Durante il viaggio

Cose da fare durante il viaggio

Durante il viaggio dovrete assicurarvi che il programma fili liscio e venga rispettato, dovrete essere pronti a risolvere piccoli imprevisti e ad andare incontro alle esigenze del gruppo. Potrà esservi utile acquistare una scheda telefonica locale, per contattare hotel, guida o corrispondente in caso di necessità. Ricordate che potremmo aver bisogno di contattarvi, quindi se cambiate scheda e sapete che non non leggerete le mail, mandateci un messaggino con il vostro nuovo numero.

La Cassa Comune 

Con la cassa comune potete pagare:
- pasti
- piccole mance a guide, custodi di musei ecc.
- taxi, tuk tuk, biglietti di metro e bus  se vi servono
- l'acqua da tenere in pulmino
- biglietti di ingresso ai musei quando non sono compresi nella quota

Vi consigliamo di non tenere voi i soldi ma di farli amministrare ad un partecipante-cassiere (ovviamente cercate di capire se sia una persona seria).
Fate fare piccoli versamenti - 20 o 30 euro per volta - così chi tiene la cassa non avrà mai in mano troppi soldi. In caso di gruppi grandi magari tenete voi o un altro partecipante ancora la parte dei soldi che non serve immediatamente e lasciate al cassiere solo i soldini che servono per 1 o 2 giorni.
Usate il blocchetto per annotare le spese, entrate ed uscite. Alla fine i conti su carta corrisponderanno ai soldini rimasti in cassa.

La cassa comune deve servire per tutto ciò che si fa insieme. Ovvero: se tutti vogliono una coca-cola la pago con la cassa. Se tutti vogliono un pallone si compra con la cassa. E' una comodità.
E' comodissimo usarla anche se tutti fanno una cosa tranne 1 o 2 persone.

Esempio:

 A cena avete speso 1000 pizze di fango (moneta locale del Camerun) ed eravate in 14. Il quindicesimo partecipante, Ugo, non ha cenato.
La mattina dopo farete questo conto: 1000 diviso 14 = 71.40 pizze di fango.
Dal borsello di cassa comune ridarete a Ugo 71.40.
Sul libretto alla voce uscite scriverete CENA 1071.40 pizze di fango.

Problemi ed emergenze durante il viaggio

Ricordate che noi dello staff siamo reperibili 24/24 - 7/7 e se avete delle emergenze potete contattarci telefonicamente al numero +39 0621127536. Prima della vostra partenza manderemo una mail a voi e ai vostri partecipanti con questo numero. Mi raccomando, non scrivetelo sul forum! Altrimenti ci chiamano di notte persone non iscritte ai viaggi per chiedere cose non urgenti. 

Tenete presente che ci sono delle problematiche che potete gestire meglio voi da lì che noi dall'Italia. Se per esempio state facendo un viaggio in pulmino e avete problemi con un hotel, la guida o l'autista, il modo per risolvere in maniera più rapida il problema è contattare come prima cosa il corrispondente locale, che potrà intervenire in maniera più immediata.

Alle volte i problemi sono relativi alla gestione del gruppo o di alcuni partecipanti un po' difficili. Anche in questi casi ricordate che potete chiamarci per chiedere consiglio. Inoltre potete leggere questo forum apposito in cui discutiamo insieme le problematiche che alcuni VagaDOC hanno affrontato nei loro viaggi.

Infortuni e problemi di salute

Voi e tutto il gruppo siete protetti da un'assicurazione medica che stipuliamo con Europeassistance (o Allianz). In caso di infortuni/problemi di salute seri, oltre ad avvertire noi, dovrete contattare Europassistance (o la compagnia assicuratrice con cui abbiamo stipulato la vostra polizza) per richiedere una consulenza medica. EA vi fornirà il contatto della clinica e/o medico convenzionato più vicino a voi. Se la situazione lo richiede EA organizzerà il rimpatrio sanitario per l'infortunato.

Es.: durante il viaggio in Marocco di Toroav, una partecipante scendendo dal dromedario di è rotta una gamba. Toroav ha contattato Europassistance che ha provveduto a farle fare una visita medica in una clinica convenzionata. Constatato il fatto che con la gamba immobilizzata le era impossibile proseguire il viaggio, EA ha organizzare il suo rimpatrio sanitario.

E se il malato è il Vagabondo DOC? 

Se state facendo un viaggio in pulmino potrete accordarvi con la guida/autista per rivedere il programma del giorno e lasciare il gruppo in "custodia" a loro.  In generale comunque - e questo vale anche per tutti i viaggi senza pulmino/autista/guida - una buona idea è quella di nominare un vostro vice nel gruppo (quello che vi sembra più sveglio e capace) a cui lasciare le indicazioni necessarie per la giornata.

Nei casi più seri di emergenza (ma non è mai capitato) possiamo fare una sostituzione in corsa del Vagabondo Doc.

Negato imbarco, cancellazione del volo e ritardo 

2) Rimborso del prezzo del biglietto o riprotezione il prima possibile.

3) COMPENSAZIONE PECUNIARIA calcolata in base alla tratta (intracomunitaria o internazionale) e alla distanza percorsa (nei casi di volo in ritardo, il diritto al rimborso scatta se l'arrivo a destinazione avviene oltre 3 ore dall'orario originariamente previsto).

La compensazione pecuniaria non è dovuta se la cancellazione è causata da circostanze eccezionali (ad esempio avverse condizioni meteorologiche, allarmi per la sicurezza, scioperi) e se il passeggero era stato informato della cancellazione/ritardo con un preavviso dalle 2 settimane prima della partenza fino a meno di 7 giorni dalla partenza e gli fossero stata proposte delle alternative con orari simili.

Per altri dettagli potete fare riferimento alla carta dei diritti del passeggero dell'Enac.

In generale ricordate che:
1) le compagnie aeree adorano dire "Causa di forza maggiore", per alcune è addirittura sinonimo di "Ve la pigliate in quel posto".
2) Anche nei casi di forza maggiore DEVONO garantirvi il rimpatrio se dovete tornare a casa o il cambio di biglietto se state per partire per un viaggio.
3) Alcune compagnie aeree poco serie quando si tratta di imbarcare passeggeri sul primo volo disponibile fanno passare avanti chi dicono loro (spesso i passeggeri della stessa nazionalità della aerolinea) e lasciano a terra gli altri.

4) Se vi dicono che non c'è posto sul volo successivo ESIGETE 2 carte di imbarco: una col posto assegnato sul volo che vi propongono loro e una in lista di attesa sul volo che volete prendere voi. Non immaginate quanta gente non si presenta al gate. Rimanete a presidiarlo fino all'imbarco di tutti i passeggeri, avete ottime possibilità di salire!

 Ritardata consegna, smarrimento o danneggiamento al bagaglio

Se voi arrivate ma il vostro bagaglio no, la prima cosa che dovete fare è fare la denuncia all'ufficio Lost & Found dell'aeroporto di arrivo presentando  il vostro biglietto aereo e il tagliandino identificativo del bagaglio. Questo "tagliandino" è quello scontrino adesivo con sopra un codice, ve lo danno al momento del check in e viene anche attaccato sulla vostra valigia. E' importantissimo che conserviate il codice che vi viene dato, perché questo vi permette di identificare il vostro bagaglio...se perdete sia il tagliandino che il bagaglio è un bel guaio (è successo ad una vagabonda!). All'ufficio Lost&Found vi chiederanno di compilare  il modulo di irregolarità del bagaglio (Property Irregularity Report - P.I.R.). Molte compagnie, in caso di ritardata consegna, danno anche un kit di emergenza con articoli da toletta. 

Se siete fortunati il bagaglio vi verrà riconsegnato nel giro di 24-48 ore. Se non siete fortunati e dovete lasciare la città di arrivo per un'altra destinazione, sarete costretti a farvi prestare o riacquistare il necessario per il viaggio. In quest'ultimo caso ricordate di conservare tutti gli scontrini e/o ricevute fiscali delle cose che acquistate per poter chiedere il rimborso alla compagnia.  

Per il rimborso in caso di smarrimento, ritardo e danneggiamento,  vi serviranno sicuramente:

Il risarcimento va richiesto  alla Compagnia entro 7 gg. in caso di danneggiamento del bagaglio, entro 21 gg. per ritardata consegna se il volo è internazionale. Mentre per il traffico nazionale entro 3 giorni se si tratta di danneggiamento, entro 14 per i casi di smarrimento.  

Possiamo occuparci noi di fare la denuncia alla compagnia mentre voi siete in viaggio (ma non chiamateci alle 4 di notte  ). Inoltre ricordate che la vostra polizza assicurativa include anche una copertura bagaglio.

Ricordate che abbiamo attivato il servizio PAYMEBACK  a cui sia voi che i partecipanti potete ricorrere se il vostro volo ha avuto problemai. Leggete tutti i dettagli nella pagina dedicata.

Modifiche al programma durante il viaggio

E' capitato in passato che alcuni gruppi abbiano deciso di modificare il programma di viaggio in corso d'opera. Vi faccio un paio di esempi: nel gruppo California on the Road di Toroav del 2012, quando ancora la Death Valley non era in programma, il gruppo ha deciso in autonomia di aggiungerla e farsi svariate centinaia di chilometri in più per andarla a vedere. Altro esempio è il gruppo Islanda into the Wild di Malika sempre del 2012, che una volta arrivato a destinazione ha deciso di fare delle modifiche all'itinerario.

In questi casi ci sono 2 regole fondamentali per apportare dei cambiamenti di itinerario:

 Se anche 1 sola persona non è d'accordo, non si può fare nessuna modifica.

Se avete dubbi, chiamateci prima di fare qualunque cosa.

Indipendenti che cercano di imbucarsi (durante il viaggio o prima della partenza)

Succede sempre più spesso che viaggiatori indipendenti vogliano unirsi ai nostri gruppi per fare qualche giorno assieme a noi. E' una situazione un po' delicata che va vista caso per caso.

La regola è questa: bisogna sempre chiedere l'autorizzazione allo staff di Vagabondo per poter unire qualcuno, anche solo per un giorno.
Principalmente perché abbiamo dei vincoli legali per ciò che riguarda assicurazioni e responsabilità. I nostri gruppi hanno tutti un'assicurazione. Se succede qualcosa sul nostro pulmino Vagabondo è responsabile. Se un nostro partecipante fa qualcosa che non deve fare (per esempio un reato) Vagabondo ha una parte di responsabilità. E' quindi vietatissimo unire persone senza nostra autorizzazione.
Ma ci sono anche altri motivi più sottili.

Chi sono questi "imbucati"? Ce ne sono di diverse categorie:
A) persone che prima della partenza vi chiedono (sul forum o via email) di unirsi al gruppo per qualche giorno - in questo caso dirgli SEMPRE di contattare lo staff di Vagabondo. Decideremo noi se unirli o no. Queste persone in genere non rappresentano un problema. Sono semplici onesti viaggiatori che vogliono prenotare solo una parte di viaggio.
Figo persone che si fanno i cavoli loro e il loro viaggio ma si avvicinano al vostro gruppo semplicemente per curiosità, magari per prendersi insieme a voi un aperitivo dall'altra parte del mondo. Non c'è problema a prendersi una birra con loro, figuriamoci. 
B) Persone che scientemente non pagano il viaggio e si imbucano. Categoria molto negativa e problematica. Da riconoscere ed evitare assolutamente.

Parliamo della categoria B.
Queste persone possono essere molto negative per il gruppo. Non sempre ma spesso lo sono.
Il fatto è che il gruppo spesso li percepisce male, come degli "scrocconi" che non avendo pagato il viaggio usufruiscono gratis dell'esperienza di Vagabondo e del loro Vagabondo DOC. Ed in effetti è così.
Non solo, questi "imbucati" a volte hanno atteggiamenti negativi che rovinano l'atmosfera del gruppo. Li senti blaterare che viaggiare da soli è meglio e più economico e che in gruppo non ci si gode le cose. E allora perchè si imbucano?

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Al ritorno dal viaggio 

Cose da fare al ritorno dal viaggio 

Queste cose vanno mandate entro tre mesi dal vostro ritorno. Chi non ha mandato la relazione entro la scadenza, non potrà chiedere altri viaggi.

Come si fa la relazione di viaggio 

NUOVO TEMPLATE RELAZIONE VIAGGIO: la trovate a questo link 

Per  la relazione non c'è un limite di lunghezza. Fate degli elenchi separati per ogni voce, non mischiate il tutto, altrimenti le informazioni non sono facilmente individuabili. 

Ecco le cose che vogliamo leggere nella relazione: 

Ricordatevi che la vostra relazione servirà ai vostri amici Vagabondi DOC che faranno il viaggio dopo di voi! Ricordatevi anche che se scrivete una relazione schifosa noi ve la rimandiamo indietro finché non ce la fate per bene.

I feedback di viaggio

Al ritorno dal viaggio, inviamo a tutti i partecipanti un modulo di feedback da compilare in cui viene chiesto un giudizio sui vari aspetti del viaggio (assistenza, utilità del forum, itineraio, hotel, guide, mezzi, Vagabondo DOC e possibili consigli).  I feedback per noi sono molto importanti perché ci permettono di intervenire su eventuali cose che non sono andate bene e migliorarle. Attraverso le vostre relazioni e i giudizi dei partecipanti possiamo ad esempio decidere di intervenire per migliorare le tappe di un itinerario oppure per chiedere che ci venga data sempre quella guida bravissima di Calcutta o che non ci venga più data quella pessima di Hue.

Inoltre i feedback sono utilissimi per voi, che attraverso gli apprezzamenti/critiche/consigli potete imparare e capire cosa avete fatto bene e cosa invece potete migliorare! 

Per questa ragione, dopo qualche tempo dal vostro rientro, vi mandiamo sempre tutti i feedback che avete ricevuto in formato rigorosamente anonimo. Tal volta l'anonimato non vi impedisce di capire chi ne sia l'autore, per questo vi chiediamo espressamente di non parlare mai con i partecipanti dei vostri gruppi dei feedback che hanno mandato. 

Note e contatti dello staff

Gli orari di ufficio sono dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 18 (nel mezzo c'è anche la pausa pranzo).  Per favore, siate buoni e rispettate i nostri orari di lavoro :) .

Spesso alcuni di voi ci:

Se ci scrivete o chiamate per andare a bere una cosa o fare una scampagnata no problem, anzi siamo contente. Se ci scrivete o chiamate mentre siete in viaggio per problemi o sostegno morale no problem.

Ma per le cose di lavoro e non urgenti per favore, attenetevi agli orari di ufficio e ai soli contatti di lavoro (se no diventiamo cattive  *diablo*) !!! Grazie :)

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